企劃與籌備時程
與大里程碑。

活動名稱

待填

日期／活動日 D

待填

地點／路線

待填

預計人數

待填

組別／距離

待填

左右捲動查看完整時程。

三種期限，分別確認

1. 報名截止停止接受新報名
2. 繳費截止核對實收與未付款
3. 資料修正截止核對組別、尺寸及配送資訊

完成期限核對、處理未結例外，再鎖定名單與最終數量。

← 從活動日向前倒排

依工作階段由前到後看圖解：企劃與規劃先確認，方案細化後完成報名前申請；行銷曝光、客戶服務與金流放在報名期間。點選縮圖查看準備工作與交接。

A

先定方向，確認後再細化

企劃、規劃與確認

01籌備起點；企劃確認日待填

企劃與整體規劃確認

先定路跑目的、活動方案、預算、總時程與分工，確認企劃後再啟動各項籌備。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 活動企劃：確認目的、參與對象、規模、主題與組別，評估日期、場地及路線可行性。
• 整體規劃：整合申請、報名、金流、行銷、客服、物資、人力與現場作業，排定預算、總時程及分工。
• 企劃確認：由本案負責人及相關窗口確認方向、預算及分工，留下確認版與未決事項；確認後才進入方案細化。

B

把確認方向變成可執行方案

方案細化

02企劃確認後；申請送件前

路線與場地方案細化

依企劃確認版細化活動條件、候選場地與可申請路線，找到主管機關窗口。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 補齊日期、地點、人數與組別，整理候選方案及初版預算。
• 踏查起終點、路線、通行限制與鄰里交通影響。
• 確認主管機關窗口、申請資格、文件及前置期。

C

申請、核准及開放準備先完成

報名前申請與準備

03依所在地申請期程

道路／路權與場地送件

準備本案適用的實施計畫、檢核表與申請資料，留下送件及補件紀錄。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 整合實施計畫、路線、交維、安全、救護與參與者服務資料。
• 核對道路、場地及活動安全等適用申請項目。
• 留下送件、承辦窗口、補件要求與預計回覆日。

04報名開放前

所需核准與公告完成

確認所需審核結果與使用條件，完成應公告事項，讓對外活動內容有依據。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 讀回所需核准，核對日期、路線、範圍及附帶條件。
• 讓對外活動資訊與最終確認內容一致。
• 完成應公告事項、保留公告紀錄，處理仍未解決的問題。

D

報名、行銷、客服與金流一起運作

報名期間

05開放日期：待填

報名開放

報名前申請與開放準備完成後，啟動報名；期間同步推進行銷曝光、客戶服務及報名費收款。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 確認組別、名額、資格、費用、退費、物資及領取方式。
• 測試報名、付款、通知、修正與客服；公告各項期限。
• 啟動報名期間的行銷曝光、客戶服務及報名費收款；核對付款、候補、容量及供應需求。

行銷報名期間啟動；活動紀錄與成果延續至賽後

行銷曝光

把活動訊息、宣傳素材與招募排程準備好，持續接上報名提醒、現場紀錄及賽後成果曝光。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 確認目標對象、訊息、渠道、素材、預算與曝光排程，內容依企劃、核准及公告確認。
• 把開放公告、報名提醒與截止通知接上報名入口及客服資訊，依本案確認發布。
• 安排活動影像，回收曝光、點擊、報名來源與可使用照片，整理賽後成果。

客服報名期間運作；服務持續至結案

客戶服務

先建立服務窗口、FAQ 與問題處理方式，接住報名、物資、現場諮詢及活動後需求。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 建立窗口、服務時段、FAQ、回覆方式及內部分工，核對報名、付款、異動與物資說明。
• 依本案公告流程處理付款、資料、候補、領取及配送問題，留下案件與交接紀錄。
• 接現場諮詢與問題轉交；賽後處理失物、退款、結果更正及客訴，追蹤至處理完成。

金流報名前規劃與測試；報名期間收款、退款與核對

金流規劃與報名費收入

先確認費用、付款與退款流程；報名期間逐筆記錄報名費收入，核對付款狀態、撥款及實際入帳。

準備工作與交接 ↓

報名前

金流規劃與測試

費用／收退規則
訂單、付款與退款測試

→

報名期間

報名費收入

逐筆收款／付款狀態
報名名單與交易核對

→

截止至結案

退款與入帳對帳

退款／平台費／撥款
核對銀行實際入帳

準備工作

• 報名前：確認各組費用、付款方式、收退款窗口與退費規則，測試訂單、付款、通知、退款及報名狀態；平台費率與撥款週期依本案確認。
• 報名期間：以訂單／交易編號對照報名名單，記錄應收、實收、未付款、取消及退款，定期核對平台交易與撥款明細。
• 截止至結案：核對報名費收入、退款、平台費及銀行實際入帳；差異列主責與處理期限，整理收款和對帳紀錄。

E

核對付款與名單，再確認最終數量

截止與物資交付

06截止／鎖定日期：待填

報名截止與名單鎖定

截止後核對繳費、退款與資料修正結果，形成最終名單及物資需求依據；帳務差異持續追蹤。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 分別核對報名、繳費及資料修正期限，核對已付、未付、取消及退款；異常列主責追蹤。
• 確認實收名單、組別及領取／寄送資訊；如有尺寸選項，再核對尺寸。
• 確認未結例外是否計入需求，再鎖定名單、數量與配送清單。

07最晚到貨／配送日期：待填

物資驗收、分包與配送

規格與樣品先行；最終數量依鎖定名單和供應商交期確認。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 報名期間先完成規格、樣品、供應商交期與備料安排。
• 依鎖定名單，加入已確認的工作用量與備用需求。
• 完成製作或補量、驗收、清點、分包與配送；處理缺件及退件。

F

就緒、活動復原、服務與帳務結案

活動執行與結案

08活動前；實際日期待填

演練與就緒確認

把許可、場地、人力、物資及專業計畫整合成同一份活動日版本。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 整合交通、賽道、人力、通訊、補給與專業計畫。
• 踏查位置與交接動線，測試報到、計時、廣播與備援。
• 完成人員說明及演練，處理缺口並更新共用版本。

09D：活動日待填

活動執行、撤場與復原

依核准時間與範圍執行，留下現場紀錄並完成場地、道路交還。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 工作人員到位，確認設備、物資與通訊；依流程接跑者報到、集結、起跑與完賽服務。
• 彙整實際時序、現場調整與事件紀錄。
• 清點設備物資，撤場、清潔、復原並完成交還。

10活動後；結案日期待填

服務、帳務與活動結案

回收執行資料、處理未結服務，再完成對帳與結案報告。

準備工作與交接 ↓

準備工作

• 處理客服、失物、退款、成績更正及事件後續。
• 回收人數、物資、照片、履約資料、問卷及工作檢討。
• 核對報名費收入、退款、平台費、實際撥款與入帳，完成收支及結案；未結差異填主責與期限。

情境插圖為概念示意。實際場地配置、申請程序與期限依本案確認。

1. 活動當日～隔日

   復原與交接

   完成場地交還、物資清點；未結事件交給指定窗口。

2. 服務收尾

   處理跑者需求

   客服、失物、退款、結果修正與後續聯繫。

3. 對帳與結案

   彙整實際成果

   資料、照片、履約紀錄，及報名費收入、退款、平台費、撥款與入帳對帳。

4. 改善與續辦

   留下下次做法

   檢討改善；延續事項填主責、期限與處理方式。